【社長コラム vol.04】理想を手に入れる時間管理・スケジュール管理のコツ

本記事は6月6日の出版記念講演会の内容を一部ピックアップし、加筆・編集したものとなります。講演会では「理想を手に入れる時間管理・スケジュール管理のコツ」をテーマに、著者の土井あゆみが心がけていることや日々実践していることなどをお話しさせていただきました。すぐに実践できる内容を記事にまとめましたので、講演会にお越しになられなかった方もぜひお楽しみください。

一石二鳥、一石三鳥な時間管理術

–具体的な「時間管理」について伺っていきます。あゆみさんはどのように時間管理をされていますか?

今はスケジュールをアプリで管理しています。以前は手帳で管理していましたが、手帳が重くて肩が凝るので。(笑)アプリだと携帯だけで完結しますし、すぐ予定が確認できるので助かっています。寝る前に翌日の予定をすぐ確認できるのもいいですよね。

–「アプリ」を使って管理されているのですね。具体的にどうスケジュールを決められているのですか?

スケジュールの組み方で大切にしていることは、時間をコップに見立てて、コップの中に石を入れていくイメージで予定を組んでいます。自分の目標達成に効果的で重要な予定を大きな石に、やるべきことであるけれど優先度が低い予定は小さな石に置き換えて、まず大きな石から予定に入れていきます。そうやって予定を組むように訓練してきました。

–なるほど!「優先度が高くて重要なこと」はわかるのですが、「優先度が低いけどやるべきこと」ってなかなか取り組みにくいなと思ってしまいます…。あゆみさんはどう対応されていますか?

私にとって「読書」がそれにあたります。読んだ方がいいのですが、苦手なことは腰が重いですよね。私は緊急ではないけれど重要なことは、「ながら」でやるようにしています。「読書」の場合でいうと、私は移動時間を使って、オーディオブックを聞いています。移動しながら知識を入れられるので、一石二鳥です。私はいつも一石二鳥、一石三鳥を考えて行動しています。

–時間の使い方がすてきですね!あゆみさんがスケジュール管理の大切にしていることを教えてください。

「目標達成に重要な2割」に集中することです。日々やるべきことは多いですが、正直自分でなくてもできる仕事もあると思っています。だからこそ「自分の目標達成に効果的かどうか?」を常に考えています。目標設定が明確だからこそ、やるべきことが明確になります。時間潰しでSNSやテレビを見てしまう人、情報に対して受け身な人は、やるべきことが明確でない人ではないでしょうか。

–耳が痛いです…。スケジュール通りに行かないときもあるかと思います。例えば体調不良などよきせぬことが起きた時はどうされていますか?

体調管理をすることは大前提ですが、私も人間なので当然体調が悪くなる時はあります。頑張って対応することもありますが、できない場合は、まずやるべきタスクが期限延長できるかどうか確認します。

理想を手に入れるためのタスク管理のコツ

–タスクのお話が出たので、タスク管理についてもお伺いしていきます。複数あるお仕事の中でどうタスク管理をされていますか?大切にしていることを教えてください。

理想は作業時間を決めて仕事をすることですが、そうもいかない時はあります。まずは緊急度の高いものから対応して、あとは自分でタスクの期限を切って対応しています。仕事は一緒にやっている仲間の迷惑をかけないように、タスクは期限内に必ず完了させ、なるべく前倒しでするようにしています。仲間が仕事がしやすいように心がけています。

–タスク管理、私も課題です。タスク管理のコツはありますか?

私は会話やミーティングの中やるべきことができたら、すぐにタスク化するようにしています。タスク漏れを防ぐために「todoist」というアプリを使ったり、自分に対してリマインド機能をつけたりしています。

–スケジュール管理やタスク管理について具体的ですぐに活かせるスキルを教えていただいてありがたいです!最後に、読者の皆様にメッセージをお願いします。

私の時間管理やタスク管理がみなさんのお役に立てれば幸いです。一緒に時間管理を覚えて、欲しい未来を手に入れましょう。

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